Copyright: Copyright 1992-2002 Thought Communications, Inc.
Citation: FaxTalk(r) is a registered trademark and FaxTalk Communicator, and FaxTalk CallControl are trademarks of Thought Communications, Incorporated. All Rights Reserved.


Inleiding

De gegevens van een contactpersoon worden in FaxTalk Phonebook opgeslagen zodat u deze niet steeds hoeft in te voeren als u met behulp van FaxTalk Communicator met de contactpersoon wilt communiceren.

Omdat in FaxTalk Communicator meerdere telefoonlijsten worden ondersteund, kunt u gegevens van contactpersonen aan de hand van bepaalde criteria opslaan. Zo kunt u bijvoorbeeld onderscheid maken tussen zakelijke contactpersonen en privé-contactpersonen. Met FaxTalk Phonebook kunt u zo veel telefoonlijsten maken, verwijderen, kopiëren en afdrukken als u wilt.

In het telefoonlijsthoofdvenster wordt de inhoud van de geselecteerde telefoonlijst weergegeven. Contactpersonen worden met de volgende gegevens opgeslagen: naam, bedrijf, telefoonnummer, faxnummer en commentaar. U kunt de telefoonlijst sorteren door op de kolomkoppen te klikken.

 Verwante onderwerpen


Nieuwe contactpersonen toevoegen

U kunt een onbeperkt aantal contactpersonen aan een telefoonlijst toevoegen. In de telefoonlijst worden de naam, het bedrijf, de fax- en telefoonnummers en eventueel commentaar of opmerkingen bij de contactpersoon opgeslagen.

Een contactpersoon aan de telefoonlijst toevoegen:

1.	Selecteer de opdracht Nieuwe contactpersoon in het menu Bewerken.

2.	Voer de gegevens voor de contactpersoon in. De voornaam is vereist.

3.	Klik op de knop OK om de contactpersoon in de telefoonlijst op te slaan.


Contactpersonen voor een fax groeperen

Als extra handigheid bij het adresseren van uitgaande faxberichten kunt u in de telefoonlijst bepaalde contactpersonen die regelmatig dezelfde faxen ontvangen bij elkaar plaatsen in een groep. Vervolgens hoeft u alleen maar deze groep te selecteren als u een fax naar al die contactpersonen wilt sturen.

Een groep maken:

1.	Selecteer de opdracht Nieuwe groep in het menu Bewerken.

2.	Voer de naam van de groep in zoals deze in de telefoonlijst moet worden weergegeven.

3.	Voer commentaar bij de groep in. Dit commentaar wordt in de telefoonlijst weergegeven.

4.	Selecteer contactpersonen die u aan de groep wilt toevoegen in de lijst Personen in de telefoonlijst.

5.	Klik op de knop Toevoegen om de geselecteerde contactpersonen aan de lijst Groepsleden toe te voegen.

6.	Selecteer de leden die u wilt verwijderen en klik op de knop Verwijderen als u leden uit de lijst Groepsleden wilt verwijderen.


Eigenschappen van een contactpersoon wijzigen

U kunt bestaande contactpersonen in de telefoonlijst bewerken en de gegevens die voor de contactpersoon zijn opgeslagen wijzigen.

De gegevens van een contactpersoon wijzigen:

1.	Selecteer de contactpersoon en selecteer de opdracht Eigenschappen in het menu Bewerken of dubbelklik op de naam van de contactpersoon in de telefoonlijst.

2.	Bewerk de gegevens van de contactpersoon.

3.	Klik op de knop OK om de nieuwe gegevens van de contactpersoon op te slaan.


Groepen met contactpersonen voor een fax bijwerken

U kunt bestaande groepen in de telefoonlijst en de gegevens die voor deze groep zijn opgeslagen bewerken.

De gegevens voor een groep wijzigen:

1.	Selecteer de groep en selecteer de opdracht Eigenschappen in het menu Bewerken of dubbelklik op de naam van de groep in de telefoonlijst.

2.	Bewerk de gegevens van de groep of voeg contactpersonen aan de lijst Groepsleden toe of verwijder deze uit de lijst.

3.	Klik op OK om de nieuwe gegevens voor de groep op te slaan.


Nieuwe telefoonlijsten maken

In FaxTalk Communicator wordt een onbeperkt aantal telefoonlijsten ondersteund.

Een nieuwe telefoonlijst maken:

1.	Selecteer de opdracht Nieuw in het menu Bestand.

2.	Voer de naam van de telefoonlijst in.

3.	Klik op de knop Opslaan om de telefoonlijst te maken.

4.	De telefoonlijst die u zojuist hebt gemaakt, is geselecteerd. U kunt er nu contactpersonen aan toevoegen.


Contactpersonen uit een telefoonlijst afdrukken

U kunt een lijst met contactpersonen en groepen in een telefoonlijst afdrukken. Als u contactpersonen wilt afdrukken, kunt u opgeven of u de gehele telefoonlijst wilt afdrukken of alleen een deel ervan. U kunt bovendien opgeven of u contactpersonen, groepen of beide wilt afdrukken.

Contactpersonen uit een telefoonlijst afdrukken:

1.	Selecteer de opdracht Afdrukken in het menu Bestand.

2.	Selecteer de printer.

3.	Geef het afdrukbereik en het aantal af te drukken kopieën op.


Contactpersonen uit een telefoonlijst verwijderen

U kunt op elk moment contactpersonen of groepen uit de telefoonlijst verwijderen.

Contactpersonen of groepen verwijderen:

1.	Selecteer de contactpersonen of groepen.

2.	Selecteer de opdracht Verwijderen in het menu Bestand.

3.	Bevestig dat u de geselecteerde contactpersonen of groepen wilt verwijderen.


Contactpersonen in een telefoonlijst importeren

U kunt gegevens voor contactpersonen die u in andere toepassingen hebt gemaakt in telefoonlijsten importeren. De bestandsindeling voor gegevens die u in FaxTalk Communicator wilt importeren, is ASCII met komma's als scheidingsteken.

Het ASCII-bestand met komma's als scheidingstekens moet bovendien een bepaalde opmaak hebben anders worden de gegevens niet goed geïmporteerd. Het ASCII-bestand moet een of meer records bevatten, die van elkaar worden gescheiden door <CR><LF>. Binnen de afzonderlijke records moeten de velden door een komma van elkaar worden gescheiden en moet elk veld tussen dubbele aanhalingstekens staan.

Contactpersonen in een telefoonlijst importeren:

1.	Maak een ASCII-bestand met komma's als scheidingstekens met de hierboven beschreven opmaak.

2.	Selecteer de opdracht Importeren in het menu Bestand.

3.	Voer de bestandsnaam van het ASCII-bestand met komma's als scheidingstekens in.

Houd de onderstaande volgorde aan voor de velden met contactpersoongegevens:

Voornaam	Maximaal 25 tekens. Dit veld is verplicht voor alle records.
Achternaam	Maximaal 30 tekens.
Bedrijf	Maximaal 20 tekens.
Faxnummer	Maximaal 30 numerieke tekens. Dit veld is verplicht voor alle records.
Telefoonnummer	Maximaal 30 numerieke tekens.
Commentaar	Maximaal 40 tekens.


Contactpersonen uit een telefoonlijst exporteren

U kunt de contactpersonen uit een telefoonlijst in ASCII-indeling (tekst) exporteren voor gebruik in andere toepassingen. Alle geselecteerde contactpersoonrecords worden door FaxTalk Phonebook naar een ASCII-indeling met komma's als scheidingstekens geëxporteerd.

Contactpersonen uit een telefoonlijst exporteren:

1.	Selecteer de contactpersonen die u wilt exporteren.

2.	Selecteer de opdracht Exporteren in het menu Bestand.

3.	Voer een bestandnaam voor het geëxporteerde bestand in.

4.	Klik op Opslaan om de contactpersonen te exporteren.

Opmerking

•	U kunt geen groepen in de telefoonlijst exporteren. Alleen afzonderlijke contactpersonen worden geëxporteerd.


Contactpersonen van de ene telefoonlijst naar de andere kopiëren

Contactpersonen van de ene telefoonlijst naar de andere kopiëren.

Contactpersonen van de ene telefoonlijst naar de andere kopiëren:

1.	electeer de contactpersonen in de telefoonlijst waaruit u contactpersonen wilt exporteren.

2.	Selecteer de opdracht Knippen of Kopiëren in het menu Bewerken. Als u de opdracht Knippen kiest, worden de contactpersonen uit de ene telefoonlijst verwijderd en in de andere ingevoegd. Als u de opdracht Kopiëren kiest, worden de gegevens van de contactpersonen eenvoudigweg gekopieerd.

3.	Selecteer de telefoonlijst waarnaar u de contactpersonen wilt kopiëren.

4.	Selecteer de opdracht Plakken in het menu Bewerken.


Telefoonlijsten openen

Een bestaande telefoonlijst openen:

1.	Selecteer de opdracht Openen in het menu Bestand.

2.	Navigeer naar de map met het telefoonlijstbestand.

3.	Selecteer het telefoonlijstbestand en klik op de knop OK.


Andere telefoonlijsten selecteren

U kunt op elk moment een andere telefoonlijst kiezen in de lijst Telefoonlijst. Hiervoor selecteert u de gewenste telefoonlijst in de lijst Telefoonlijst en de bijbehorende contactpersonen worden weergegeven. U kunt ook de opdracht Openen in het menu Bestand kiezen om een telefoonlijst te selecteren.


Telefoonlijsten onder een nieuwe naam opslaan

Een telefoonlijst onder een andere naam opslaan:

1.	Selecteer de opdracht Opslaan als in het menu Bestand.

2.	Voer de nieuwe telefoonlijstnaam in.

3.	Klik op de knop Opslaan om de telefoonlijst onder de nieuwe naam op te slaan.


Telefoonlijsten verwijderen

U kunt telefoonlijsten die u niet meer gebruikt uit FaxTalk Communicator verwijderen.

De telefoonlijst verwijderen die op dit moment is geselecteerd:

1.	Selecteer de opdracht Verwijderen in het menu Bestand.

2.	Bevestig dat u de telefoonlijst wilt verwijderen.


Weergave van namen in de telefoonlijst wijzigen

U kunt opgeven hoe namen in de telefoonlijst moeten worden weergegeven. In de FaxTalk-telefoonlijst kan een naam worden weergegeven als Voornaam, achternaam of Achternaam, voornaam.

De weergave van namen selecteren:

1.	Selecteer de opdracht Personen weergeven in het menu Bewerken.

2.	Selecteer de notatie waarmee de namen moeten worden weergegeven.


Contactpersonen in de telefoonlijst sorteren

U kunt de sorteervolgorde van de FaxTalk-telefoonlijst wijzigen zodat de gegevens van de contactpersonen op een voor u inzichtelijke manier worden weergegeven.

De sorteervolgorde wijzigen:

1.	Selecteer de opdracht Sorteren in het menu Bewerken.

2.	Selecteer het veld met contactpersoongegevens waarop u wilt selecteren.

3.	Selecteer de sorteervolgorde: oplopend of aflopend.


Eigenschappen contactpersoon

In het dialoogvenster Eigenschappen contactpersoon kunt u de eigenschappen van een bestaande contactpersoon in de telefoonlijst bewerken. U kunt gegevens toevoegen of wijzigen en de bijgewerkte gegevens opslaan door op de knop OK te klikken.


Eigenschappen groep

In het dialoogvenster Eigenschappen groep kunt u de eigenschappen van een bestaande groep in de telefoonlijst bewerken. U kunt afzonderlijke groepsleden aan de geselecteerde groep toevoegen of hieruit verwijderen.

Contactpersonen aan een groep toevoegen:

1.	Selecteer de contactpersonen in de lijst Contactpersonen.

2.	Klik op de knop Toevoegen.

3.	De contactpersonen worden aan de lijst Groepsleden toegevoegd.

Contactpersonen verwijderen:

1.	Selecteer de contactpersonen in de lijst Groepsleden.

2.	Klik op de knop Verwijderen.

3.	De contactpersonen worden uit de lijst Groepsleden verwijderd.

Klik op de knop OK om de wijzigingen op te slaan als u alle gewenste wijzigingen hebt aangebracht.


Nieuwe contactpersoon

Voer de gegevens voor de contactpersoon in, met inbegrip van de naam, de bedrijfsnaam, het fax- en telefoonnummer, en eventueel commentaar. De gegevens voor een contactpersoon kunnen alleen in de telefoonlijst worden opgeslagen als het veld Voornaam is ingevuld.


Nieuwe groep

U kunt contactpersonen die regelmatig dezelfde faxen ontvangen in een groep plaatsen. Vervolgens hoeft u alleen maar deze groep te selecteren als u een fax naar al die contactpersonen wilt sturen. Als u een groep wilt maken, moet u een groepsnaam invoeren en contactpersonen uit de telefoonlijst aan de lijst Groepsleden toevoegen.


Geadresseerden selecteren

Met enkele muisklikken kunt u een fax aan honderden contactpersonen sturen. In het venster FaxTalk-telefoonlijst – Geadresseerden selecteren worden de namen en groepen weergegeven uit de telefoonlijst die op dat moment is geselecteerd. U kunt hieruit een of meer contactpersonen selecteren die aan de lijst met geadresseerden moeten worden toegevoegd wanneer u een fax verzendt met behulp van de wizard Fax.

Een contactpersoon uit de telefoonlijst toevoegen:

1.	Selecteer de contactpersoon of de contactpersonen in de telefoonlijst.

2.	Klik op de knop OK in het venster FaxTalk-telefoonlijst – Geadresseerden selecteren.

3.	De contactpersonen worden nu weergegeven in de lijst met geadresseerden in de wizard Fax.